Stopniowa cyfryzacja administracji publicznej nie zmieniła tego, że czasem konieczne jest przedstawienie pisma wyjaśniającego. Przykładem może być korespondencja z urzędem skarbowym, lokalnym samorządem lub sądem. W praktyce nie występuje jeden wzorzec wspomnianego pisma. Nie oznacza to oczywiście zupełnej dowolności dla osób przygotowujących taki dokument. Musi on bowiem spełniać wymogi pisma urzędowego, gdyż zostanie później dołączony do akt sprawy. Postanowiliśmy zatem poinformować czytelników, jak napisać pismo wyjaśniające, które może być ważnym argumentem dla urzędu, sądu albo fiskusa.
Pewne elementy pisma zawsze pozostają niezmienne
Pismo wyjaśniające może mieć różny cel, który oczywiście jest uzależniony od okoliczności sprawy. Niemniej jednak, w każdej sytuacji niezbędne wydaje się umieszczenie pewnych obowiązkowych elementów. Chodzi między innymi o datę oraz miejsce sporządzenia pisma. W dalszej kolejności wymieniamy swoje dane osobowe jako nadawcy i wskazujemy adresata, którym może być np. urząd skarbowy, urząd gminy lub sąd. Ważny wydaje się także nagłówek prezentujący rodzaj pisma (np. Pismo wyjaśniające).
Już na wstępie pisma trzeba zaprezentować powód jego przesłania oraz swoje oczekiwania i argumenty względem organu administracji publicznej. Jeżeli pismo dotyczy trwającego postępowania administracyjnego, podatkowego lub sądowego, to trzeba podać jego numer (oznaczenie). Taka informacja o numerze sprawy znacząco przyspieszy odpowiedź. Osoby pytające, jak napisać pismo wyjaśniające powinny również pamiętać o podaniu oprócz imienia, nazwiska i adresu także swojego numeru PESEL i/lub NIP. Numer Identyfikacji Podatkowej będzie interesował przede wszystkim fiskusa. Jeżeli pismo wyjaśniające dotyczy spółki osobowej lub kapitałowej, to rolę danych identyfikacyjnych przejmuje odpowiednio nazwa podmiotu, adres siedziby oraz numer w Krajowym Rejestrze Sądowym.
Jak napisać pismo wyjaśniające: podpis to podstawa
Niektóre informacje udzielane w ramach odpowiedzi na tytułowe pytanie (Jak napisać pismo wyjaśniające?), mogą wydawać się całkiem banalne. Niemniej jednak, warto jeszcze raz przypomnieć o konieczności odręcznego podpisania przesyłanego pisma. Brak podpisu najprawdopodobniej będzie bowiem skutkował nierozpatrzeniem sprawy do czasu uzupełnienia braków formalnych (w tym wypadku - podpisu). Taki wniosek dotyczący postępowań administracyjnych wynika z Wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Bydgoszczy z dnia 28 czerwca 2021 r. (sygn. akt I SA/Bd 192/21).
Jeżeli wysyłamy pismo wyjaśniające przez system ePUAP, to również należy na ewentualnym wydruku i skanie umieścić odręczny podpis (mimo użycia Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego). Praktyka pokazuje, że pomimo wykorzystania e-podpisu zastępującego długopis, urząd może się czasem domagać także odręcznego podpisu. Niestety, przyzwyczajenia urzędników bywają czasem trudne do przezwyciężenia. Konieczność odręcznego podpisania dokumentu staje się natomiast oczywista jeśli pismo w formie skanu jest przesyłane na e-mail urzędu.
Kolejna tylko z pozoru banalna rada dotyczy wysłania papierowej formy pisma. Warto pamiętać o wyborze takiej opcji listu, dzięki której można udokumentować nadanie. Najprostszą opcją jest wysłanie listu poleconego i zachowanie potwierdzenia nadania. Zgodnie z wyrokiem, który wydał 15 stycznia 2015 roku Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie (patrz sygnatura akt III SA/Wa 868/14), wysłanie pisma listem zwykłym w praktyce pozbawia zainteresowaną stronę urzędowego dowodu dokonania tej czynności. Strona powinna dbać, żeby stempel pocztowy nie był jedynym dowodem nadania listu.
Załączniki do dokumentu powinny zostać wymienione
Pismo wyjaśniające do urzędu bardzo często zawiera załączniki. Mogą one na przykład popierać argumenty, które przytacza autor dokumentu. Jeżeli taka osoba zdecyduje się na wykorzystanie załączników, to powinna wymienić je w formie listy na końcu dokumentu. Opisanie poszczególnych załączników na liście będzie szczególnie ważne jeśli nie zostały one wymienione z nazwy w treści pisma.
Nieuwaga skutkująca niezałączeniem jakiegoś dokumentu wymienionego na liście, powoduje wezwanie autora pisma przez urząd (do uzupełnienia braków). Taka procedura jest przewidziana zarówno przez kodeks postępowania cywilnego (patrz art. 130 KPC), jak i kodeks postępowania administracyjnego (art. 64 KPA). Obydwa kodeksy przewidują termin siedmiodniowy na uzupełnienie braków pisma, przy czym w postępowaniu administracyjnym możliwe jest wydłużenie tego terminu.
Ekspert tanio pomoże przygotować pismo wyjaśniające
Osoby pytające, jak napisać pismo wyjaśniające, powinny zdawać sobie sprawę z możliwości wykorzystania wsparcia eksperta prawnego. Taka osoba pobierze raczej stosunkowo niewielką opłatę za pomoc, gdyż przygotowanie pisma urzędowego jest dla niej rutynową czynnością. Równie istotna jak przygotowanie dokumentu z odpowiednimi argumentami i dowodami będzie porada prawna przedstawiająca znaczenie toczącego się postępowania oraz jego możliwe skutki.
