Rodzimi freelancerzy dobrze wiedzą, że niektórych klientów trzeba przywołać do porządku w kwestii płatności. Podobne problemy może mieć wielu innych przedsiębiorców z Polski. Zatory płatnicze od dawna stanowią bowiem problem rodzimej gospodarki. Co ważne, nieterminowe płatności bywają kłopotliwe dla wielu firm nawet w czasach dobrej koniunktury gospodarczej. Właśnie dlatego postanowiliśmy wyjaśnić, jak napisać wezwanie do zapłaty. Wiele osób prawdopodobnie zdecyduje się na przygotowanie takiego ważnego dokumentu z pomocą prawnika.
Wezwanie do zapłaty stanowi dopiero pierwszy krok
W pierwszej kolejności, na pewno warto wyjaśnić, czym jest wezwanie do zapłaty i dlaczego odgrywa ważną rolę. Na te pytania trzeba odpowiedzieć zanim jeszcze wytłumaczymy, jak napisać wezwanie do zapłaty. Wspomniany dokument przypomina dłużnikowi o konieczności zapłacenia zaległej sumy. Jeżeli strony nie określiły wcześniej terminu płatności, co stanowi rzadkość, to wysłanie wezwania do zapłaty będzie konieczne. W takiej sytuacji, potrzebne są nawet dwa wezwania do zapłaty - jedno informujące o terminie płatności, a drugie o charakterze typowo przedsądowym.
Zwykle w kontekście wezwania do zapłaty mówimy jednak o dokumencie mającym charakter przedsądowego ostrzeżenia. Wspomniane wezwanie jest wysyłane nie tylko dlatego, że może „zmiękczyć” dłużnika i skłonić go do zapłaty poprzez wskazanie narastających odsetek, a także konsekwencji sądowego sporu. Osoby oraz firmy korzystające z elektronicznego postępowania upominawczego (tzw. e-sądu) muszą poinformować, czy przed złożeniem pozwu podjęły jakieś próby polubownego załatwienia sporu. Wysłanie wezwania do zapłaty jest jedną z nich.
Warto wiedzieć, że podczas wnoszenia pozwu o zapłatę w tradycyjny sposób, konieczne będzie wskazanie, czy jakieś próby pozasądowego rozwiązania sporu zostały podjęte. Jeśli osoba lub firma składająca pozew nie wysłała wezwania do zapłaty i nie podjęła innych prób pozasądowego odzyskania pieniędzy, to w pozwie będzie musiała podać powód.
Jak napisać wezwanie do zapłaty samodzielnie?
W ramach odpowiedzi na tytułowe pytanie (Jak napisać wezwanie do zapłaty?), warto między innymi wyjaśnić, jakie elementy powinien zawierać taki dokument. Wspomniane wezwanie spełniające wymogi stawiane pismu urzędowemu, musi prezentować następujące informacje:
- data oraz miejsce sporządzenia
- dokładne dane wierzyciela przygotowującego pismo (imię, nazwisko, nazwa działalności gospodarczej, adres, numer NIP/REGON/KRS)
- analogiczne dane dotyczące dłużnika
- wskazanie podstawy prawnej istniejącego długu (np. umowy lub faktury)
- kwota wierzytelności dochodzonej na drodze przedsądowej (ze wskazaniem kwoty głównej oraz narosłych odsetek)
- termin zapłaty długu pozwalający na uniknięcie sporu sądowego wraz z informacją o sposobie zapłaty (najczęściej o numerze konta)
- konsekwencje niedokonania płatności, które zwykle wiążą się ze złożeniem pozwu o zapłatę
- podpis sporządzającego wezwanie do zapłaty jako wierzyciela lub osoby upoważnionej i ewentualnie pieczęć firmowa
Osoby szukające odpowiedzi na pytanie, jak napisać wezwanie do zapłaty powinny pamiętać, że poza wspomnianymi wyżej elementami w tym piśmie może znaleźć się np. lista załączników. Dołączenie kopii umowy lub faktury może być dobrym pomysłem jeśli istnieje duże prawdopodobieństwo, że dłużnik po prostu ją zgubił. Warto też wspomnieć o konieczności wysłania opisywanego dokumentu przy pomocy listu poleconego lub listu z potwierdzeniem odbioru. Odbiór wezwania udokumentowany przez pocztę ma bowiem duże znaczenie podczas późniejszego postępowania przed sądem.
Ekspert prawny tanio przygotuje dobre wezwanie
Można przypuszczać, że napisanie dobrego wezwania do zapłaty będzie trudne dla wielu osób, które wcześniej nie przygotowywały podobnego dokumentu. Nie stanowi to dużego problemu, ponieważ wielu prawników oferuje pomoc w zredagowaniu odpowiedniego pisma. Jest to standardowa i wręcz rutynowa czynność dla eksperta. Dlatego opłata za napisanie wezwania do zapłaty przez profesjonalistę będzie nieduża. Warto pamiętać, że taki dokument wysłany z adresu kancelarii prawnej i wydrukowany na jej firmowym papierze może być bardziej przekonywujący oraz sugestywny dla dłużnika.
