W przypadku niektórych projektów, uzgodnienie zasad współdziałania wymaga dłuższych negocjacji przyszłych kontrahentów. Niekiedy są one wieloetapowe i złożone. Wówczas podpisanie wiążącej umowy stanowi dość odległą perspektywę czasową. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby strony podpisały tak zwany list intencyjny. To dokument ważny nie tylko z punktu widzenia osób zarządzających największymi firmami. List intencyjny pojawia się również w warunkach działalności firm z sektora małych i średnich przedsiębiorstw. Postanowiliśmy zatem wyjaśnić, co zawiera taki dokument. Warto również doprecyzować zasady jego stosowania. Jednocześnie zwracamy uwagę, że dobry prawnik (np. dobry prawnik Warszawa) pomoże w sporządzeniu listu intencyjnego i dodatkowo zwróci też uwagę na ważne aspekty spodziewanej współpracy.
List intencyjny - czy prawo pozostawia pełną swobodę?
Jak wiadomo, tematyka umów cywilnych została szczegółowo oraz wszechstronnie uregulowana przez kodeks cywilny i dodatkowe przepisy szczegółowe. Rodzi się pytanie, czy pomimo niewiążącego charakteru, jakim cechuje się list intencyjny taki dokument został w pewien sposób uregulowany przez przepisy oraz doktrynę prawną. W tym kontekście warto chociażby zacytować znany komentarz do kodeksu cywilnego (zobacz: P. Nazaruk [w:] Kodeks cywilny. Komentarz aktualizowany, red. J. Ciszewski, LEX/el. 2023, art. 72).
Wspomniany komentarz do KC wskazuje, że wyrażenie samej intencji zawarcia umowy nie stanowi oświadczenia woli z punktu widzenia prawa cywilnego i tym samym nie powoduje skutków prawnych (związanych z koniecznością zawarcia tej umowy). List intencyjny jest z zasady niewiążący, bo zawiera tylko zapewnienie o intencjach i zamiarze zawarcia w przyszłości oznaczonej umowy. Przy okazji podpisania listu intencyjnego czasem następuje nawet wymiana dokumentów dotyczących szczegółów projektu, ale takiej czynności nie można postrzegać jako dowodu na wiążący charakter ustaleń.
Trzeba uważać na definitywne oświadczenia woli w liście
Komentatorzy kodeksu cywilnego zwracają również uwagę, że ze względu na brak uregulowań prawnych dotyczących listu intencyjnego konieczne może być ustalenie, czy taki dokument jednak nie zawiera oświadczeń woli stron. Jeżeli takie oświadczenia zostały jednak wyrażone, to list intencyjny powinien być traktowany jako wiążący dokument, który może stanowić podstawę do ewentualnych roszczeń. W kontekście analizowanego tematu ważny wydaje się Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 6 października 2011 r. (sygnatura akt: V CSK 425/10).
Zgodnie z analizowanym orzeczeniem Sądu Najwyższego; „zasadniczą funkcją listu intencyjnego jest wyrażenie woli stron zawarcia w przyszłości określonej, definitywnej umowy, z reguły po odpowiednim okresie negocjacyjnym”. Jeżeli jedna strona wykazuje, że list intencyjny zawierał ostateczne (definitywne) postanowienia co do współpracy, to powinna przedstawić konkretne dowody. Taka zasada wynika przede wszystkim z artykułu 6 kodeksu cywilnego. Jeżeli strona przedstawi odpowiednie dowody, to list intencyjny może zostać potraktowany jako zawarta umowa (patrz: Wyrok Sądu Apelacyjnego w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2013 r. - sygnatura akt: I ACa 100/13).
List intencyjny pojawia się również w prawie pracy i KSH
W ramach uzupełnienia warto zwrócić uwagę, że list intencyjny bywa nie tylko związany z realizacją wspólnych przedsięwzięć przez istniejące spółki. W praktyce dość częsta jest sytuacja, która polega na podpisaniu listu intencyjnego przez wspólników organizowanej spółki. Wspomniany list przyszłych wspólników nie musi jednak doprowadzić do faktycznego zawiązania spółki (w przeciwieństwie do ewentualnej umowy przedwstępnej). W liście intencyjnym przygotowywanym przez przyszłych wspólników nie znajdziemy postanowień umowy spółki, która ma być zawarta oraz terminu jej zawarcia.
Jeżeli natomiast chodzi o list intencyjny w przypadku zatrudnienia, to może się okazać, że zostanie on uznany przez Państwową Inspekcję Pracy lub sąd za przedwstępną umowę o pracę. Stanowisko PIP albo sądu będzie zależało od tego, czy list intencyjny podpisany przez strony zawiera wszystkie istotne elementy przyszłej umowy o pracę wskazane w artykule 29 kodeksu pracy. Uznanie listu intencyjnego za przedwstępną umowę o pracę skutkuje odpowiedzialnością odszkodowawczą pracodawcy uchylającego się od zatrudnienia. Chodzi o konieczność zapłaty odszkodowania o równowartości trzymiesięcznych deklarowanych zarobków (zobacz: Uchwała Sądu Najwyższego z dnia 22 kwietnia 1977 r. - sygn. akt I PZP 5/77). Pracownik w ramach alternatywy może się również domagać nawiązania stosunku pracy.
List intencyjny: nie tylko z nim pomoże ekspert prawny
Ze względu na daleko idące konsekwencje, jakie może wywołać list intencyjny, zaleca się, aby w jego przygotowaniu uczestniczył ekspert prawny (taki jak na przykład dobry prawnik Warszawa). Pomoc specjalisty wyklucza sytuację, w której wbrew woli jednej ze stron list intencyjny zostanie uznany przez sąd za wiążącą umowę. Ponadto prawnik może również zwrócić stronom uwagę na ważne aspekty prawne, które warto byłoby uregulować w liście intencyjnym lub zawieranej później umowie.
